Portugal e o princípio "só uma vez" na União Europeia

O Once-Only Technical System (OOTS) permite que cidadãos e empresas que realizam procedimentos administrativos transfronteiriços na União Europeia não tenham de apresentar novamente documentos ou informações que já se encontram na posse de uma autoridade pública.

Este modelo concretiza o princípio “só uma vez” (once-only), segundo o qual a Administração Pública não deve solicitar aos utilizadores dados que já tenham sido fornecidos e possam ser reutilizados de forma segura e legal. A aplicação deste princípio à escala europeia exige, contudo, um elevado nível de coordenação técnica, jurídica e organizacional entre os sistemas de informação dos 27 Estados-Membros.

O enquadramento legal: o Regulamento Single Digital Gateway

O enquadramento jurídico do OOTS resulta do Regulamento (UE) 2018/1724, conhecido como Single Digital Gateway. Este regulamento estabelece a criação de um portal único europeu para disponibilização digital de informação, procedimentos administrativos e serviços de apoio a cidadãos e empresas. Entre outras obrigações, determina que os Estados-Membros disponibilizem integralmente em formato digital os 21 procedimentos identificados no Anexo II.

O OOTS constitui a infraestrutura técnica que suporta a troca automatizada de documentos e dados entre autoridades públicas de diferentes países, no contexto destes procedimentos.

Operacional desde dezembro de 2023, o sistema assenta em três componentes principais:

• EDelivery: Infraestrutura segura para troca de mensagens entre entidades públicas;
• EID: Mecanismo de identificação eletrónica com reconhecimento transfronteiriço;
• Evidence Broker: Componente responsável pela correspondência entre diferentes tipos de evidências e documentos emitidos nos vários Estados-Membros.

A partilha de informação só ocorre mediante consentimento explícito do cidadão ou da empresa. Em cada procedimento, o utilizador autoriza especificamente o acesso a dados detidos por outra autoridade pública.

O papel de Portugal

Portugal foi um dos primeiros Estados-Membros a notificar o seu nó eIDAS, componente essencial para a autenticação eletrónica transfronteiriça de cidadãos e empresas. Este avanço colocou o país numa posição de maturidade relevante no processo de implementação do OOTS.

A coordenação nacional do Single Digital Gateway é assegurada pela Agência para a Reforma Tecnológica do Estado (ARTE), que representa Portugal no Gateway Coordination Group da Comissão Europeia.

Em setembro de 2025, Portugal acolheu, em Lisboa, a iniciativa Europe Goes Once-Only — Portugal Edition, que reuniu mais de 300 especialistas técnicos de toda a União Europeia para debater a implementação prática do sistema.

Em outubro de 2025, a Direção-Geral do Ensino Superior tornou-se oficialmente fornecedora de evidências no OOTS, passando a integrar a rede europeia de troca automatizada de documentos relativos a qualificações académicas. Tratou-se de uma das primeiras entidades públicas portuguesas a ligar-se operacionalmente ao sistema.

Transformação digital com dimensão europeia

A participação de Portugal no OOTS representa um passo importante na modernização dos serviços públicos e na concretização do mercado único digital europeu.

Ao reduzir a necessidade de apresentação repetida de documentos, o princípio “só uma vez” simplifica a relação entre cidadãos, empresas e Administração Pública, promovendo serviços mais eficientes, interoperáveis e centrados no utilizador.

O desenvolvimento do sistema continua a acelerar a nível europeu. Em 19 de fevereiro de 2026, o Gateway Coordination Group da Comissão Europeia aprovou a versão 2.0 dos Technical Design Documents do OOTS, uma atualização estrutural das especificações técnicas do sistema. Entre as novidades, destaca-se a extensão do OOTS a novos domínios administrativos, incluindo qualificações profissionais, cartas de condução e procedimentos relacionados com o arrendamento de curta duração.

Para 2026, a Comissão Europeia definiu ainda, como objetivo estratégico, a ligação progressiva de todas as autoridades competentes nacionais ao OOTS, quer como fornecedoras, quer como requerentes de evidências, consolidando a infraestrutura como um dos pilares da administração pública digital europeia.