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Pagamentos processados por ano
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Sistemas e serviços já integrados
Há pouco mais de uma década, a cobrança de propinas na Universidade de Coimbra implicava a utilização de um modem, a realização de uma chamada telefónica para a SIBS e o tratamento manual de ficheiros de referências Multibanco pela equipa de informática. Atualmente, a instituição processa mais de 200 mil pagamentos por ano, sem qualquer intervenção humana, graças à Plataforma de Pagamentos da Administração Pública (PPAP), gerida pela Agência para a Reforma Tecnológica do Estado (ARTE)
A história da Universidade de Coimbra é o primeiro caso de sucesso publicado no digitalGOV, dando início a uma série que dará a conhecer, em primeira mão, a experiência de entidades públicas que adotaram as soluções tecnológicas que aceleraram a transformação digital dos seus serviços.
Do modem aos web services
A adesão à PPAP ocorreu em 2013, numa altura em que a integração de sistemas de diferentes organismos por meio de serviços web ainda era pouco comum em Portugal. Até então, já existia a possibilidade de pagamento remoto de propinas, mas este processo era lento e manual. Os pagamentos por cartão eram efetuados através do PayPal, mas havia muitas recusas em alguns países, o que deixava muitos estudantes internacionais sem conta bancária portuguesa sem uma forma simples de pagamento.
"Tínhamos o modem, tínhamos que fazer uma chamada telefónica para a SIBS, tínhamos de ir buscar os ficheiros de referências e tratá-los à mão. Já era muito bom para a época, mas claramente um processo muito mais trabalhoso do que é hoje", recorda Jorge China, da equipa de informática da Universidade.
Com a PPAP, a geração e receção de referências multibanco passou a ser automática e, pouco tempo depois, a plataforma começou também a permitir pagamentos por cartão de crédito.
Uma integração que cresceu muito para além das propinas
A integração com a PPAP foi construída de forma nativa no NONIO, o sistema de gestão académica desenvolvido pela própria Universidade e hoje utilizado por outras instituições de ensino superior, o que acabou por facilitar a adoção da plataforma por parte destas. Mais tarde, com a introdução de um novo ERP, a equipa desenvolveu um middleware interno que acelerou significativamente a ligação da plataforma a novas áreas.
Atualmente, a PPAP encontra-se integrada noutros sistemas e serviços da Universidade, nomeadamente no que se refere a turismo, gestão de espaços do Estádio Universitário, estacionamento e eventos. Cerca de 90% dos pagamentos são efetuados por referência multibanco e cerca de 10% por cartão de crédito. A recente migração para a versão 2 da plataforma simplificou ainda mais o processo, apresentando um ecrã único onde o utilizador seleciona o método de pagamento.
Menos trabalho manual e um melhor serviço
A vantagem mais imediata foi a eliminação do trabalho manual associado às referências Multibanco. No entanto, houve mais melhorias: as certidões e os documentos pagos passaram a ser emitidos assim que o pagamento é confirmado e a Universidade obteve uma visão consolidada sobre a cobrança de propinas e outras receitas.
"Toda a qualidade do serviço que prestamos confere uma nova imagem à Universidade de Coimbra. Hoje em dia, com toda a concorrência existente no ensino superior, isso é extremamente importante", sublinha Nelson Costa.
Questionados sobre a palavra que melhor resume o impacto da PPAP, respondem sem hesitar: "simplificação".
A Universidade está, atualmente, a preparar a extensão da plataforma a uma nova loja online de produtos da Universidade.
Leia na integra o caso de sucesso e não perca as próximas histórias de entidades que estão a transformar os serviços que facilitam o dia-a-dia dos cidadãos e das empresas.